5 dicas para tornar os seus feedbacks mais construtivos

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Você tem dificuldades em dar um feedback? Se sim, o texto de hoje é para você! A receita pode até parecer simples: conversar com alguém, falar o que deu certo, o que deu errado, elogiar um bom trabalho, ou dar aquele velho “puxão de orelha” quando necessário.

Mas por que dar um feedback é algo tão difícil. Bem, muito disso é porque alguns gestores ainda associam o termo só às críticas negativas – mas não é bem assim que as coisas funcionam.

Isso também não quer dizer que você precisa ficar “passando a mão na cabeça” de todo mundo, com medo de falar qualquer coisa (ainda mais se o trabalho está errado!). O feedback tem justamente a intenção de corrigir, sem ofender.

Na prática, o objetivo do feedback, seja ele positivo ou negativo, é sempre o mesmo: promover o desenvolvimento dos colaboradores em prol do crescimento sustentável da empresa.

Para te ajudar nisso e fazer com que você consiga construir um diálogo efetivo com os colaboradores, o artigo de hoje vai trazer 5 dicas para tornar os seus feedbacks mais construtivos. Ficou interessado(a)? Então, continue a leitura!

1 – Crie um roteiro de conversa

Como qualquer outro trabalho dentro das empresas, o feedback também requer planejamento.

Você não sai por aí realizando uma pintura de fachadas de qualquer jeito, não é mesmo? A situação também vale para o feedback! É preciso encará-lo como parte do serviço.

Por isso, se a intenção é dar uma opinião sobre uma atividade realizada por um funcionário, é preciso fazer uma avaliação pensada, não somente chamar a atenção do colaborador.

Sendo assim, a dica aqui é criar um roteiro da sua conversa, anotando todos os pontos fortes e fracos, para saber o que realmente precisa ser dito ao funcionário.

A mesma situação vale para qualquer tipo de feedback: como um comentário ao cliente, ou quando os próprios funcionários querem relatar algo aos gestores.

A seguir, confira os principais pontos que devem aparecer no roteiro da sua conversa:

Contexto

O primeiro passo é saber qual situação originou o feedback. Inclusive, você deve começar a reunião levantando o contexto. Por exemplo:

“Em nosso último encontro para definir como seria o projeto de armários planejados para quarto, do cliente tal, ficou definido que…”

Pronto! De modo simples, todo mundo já pode saber do que você está falando.

Comportamento

Além do contexto, é preciso definir o comportamento que gerou o feedback. Vamos voltar ao nosso exemplo anterior e complementar a frase:

“… todos iriam entregar suas atividades na segunda, mas percebi que alguns funcionários discordaram do prazo”.

O comportamento de discordância do prazo é o que gerou o feedback.

Impacto

Tá, agora que já sabemos o comportamento responsável pelo feedback, é o momento de avaliar o impacto dessa ação na empresa. Observe:

“Isso gerou um conflito entre os colaboradores e gestores, causando imenso desconforto em toda a empresa. Sabemos que prazos apertados são difíceis, mas há situações de exceção, como foi a do cliente tal”.

Expectativa

Por fim, o seu feedback deve fechar com uma resolução da situação. Afinal, esse é o grande objetivo! Então, vamos lá:

“Essa situação pode ser resolvida de outra forma, nas próximas vezes. Peço que os colaboradores que não se sentirem à vontade com prazos entrem em contato particular com os líderes de projeto, com as suas justificativas”.

Esse tipo de roteiro é conhecido como CCIE (Contexto, Comportamento, Impacto e Expectativa), sendo uma das melhores fórmulas para elaborar um feedback construtivo.

2 – Tenha um local adequado

Essa é uma dica muito importante, ainda mais se o feedback está relacionado a determinados comportamentos negativos dos colaboradores.

Por exemplo, uma discussão acalorada entre vendedores, durante uma fase de reforma de loja, ou até mesmo um desentendimento de um funcionário com um líder.

É preciso escolher um local adequado para o feedback, pois por mais que a conversa seja construtiva, é possível que as pessoas se sintam constrangidas, ainda mais quando o diálogo é feito em um lugar comum de toda a empresa.

Sendo assim, vale a pena procurar por um ambiente mais privativo, fugindo um pouco da zona de fluxo da empresa.

Também tente deixar o colaborador confortável no espaço, para que ele não sinta que está sendo pressionado ou algo do tipo.

3 – Use o chamado “feedback sanduíche”

É possível encontrar muitas técnicas de feedback, porém a estratégia conhecida como “sanduíche” é uma das mais usadas nos grandes empreendimentos e ela traz ótimos resultados para a construção de um diálogo.

Basicamente, o feedback sanduíche é separado em três etapas: a base do pão, o recheio e o fechamento. Por isso, o nome “sanduíche”.

Na primeira fase, a base, é preciso valorizar os pontos positivos, elogiando o colaborador e ressaltando a importância que ele tem para a empresa.

Por exemplo, o gestor pode elogiar o ótimo trabalho de pressurização de escadas e o quanto o colaborador contribuiu para o desempenho do negócio.

Posteriormente, é o momento do “recheio”. Aqui, é necessário expressar quais são os problemas do colaborador e o que precisa ser melhorado. Não se pode esquecer dos motivos que levam ao erro.

Assim, o gestor pode falar sobre o temperamento explosivo do colaborador e como isso tem sido motivo de vários tipos de discordâncias na empresa, prejudicando o clima organizacional.

É importante que o gestor busque soluções em conjunto com o funcionário. No exemplo acima, é possível recomendar uma terapia, ou outras alternativas que façam sentido ao colaborador.

Por fim, é o momento de “fechar o sanduíche”. O gestor então volta a falar dos pontos positivos do colaborador, para que a conversa termine de modo agradável.

O feedback sanduíche é uma estratégia muito eficiente, que traz ótimos resultados para as empresas, como:

  • Aumento da confiança dos colaboradores;
  • Maior conforto aos funcionários;
  • Maior conforto aos gestores;
  • Melhora do clima organizacional na empresa;
  • Formação de várias parcerias no trabalho.

Vale dizer que o feedback sanduíche pode ser aplicado a qualquer tipo de empresa, desde um negócio especializado na venda de manta líquida, até outros segmentos.

4 – Defina muito bem os objetivos do feedback

Todo feedback tem um porquê. Por isso, ele não é meramente uma opinião do gestor ou do colaborador sobre um acontecimento, um trabalho ou uma pessoa. Ele tem uma razão de existir e estar ali.

Por exemplo, melhorar o trabalho de instalação de uma caixa de passagem, pois alguns clientes estão reclamando do serviço. Ou então, fazer adaptações em um determinado fluxo de organização da empresa.

Por essa razão, é importante definir com clareza quais são os objetivos do seu feedback. Desse modo, a pessoa que receberá o feedback terá uma justificativa para se apoiar e, consequentemente, fazer as melhorias recomendadas.

5 – Saiba escutar o outro lado

Você já deve ter ouvido aquela famosa frase que “toda história tem dois lados”. Isso vale também para o feedback.

Por exemplo, se o cliente reclamar de um atendimento ao procurar uma caixa d’água comprar na sua empresa, é necessário chamar o atendente para também verificar o que ele tem a dizer sobre o ocorrido.

Os feedbacks construtivos se importam em ouvir todos os lados e versões de uma história, para compreender o acontecimento de um modo muito mais amplo. 

No exemplo anterior, pode ser que o funcionário não tenha atendido mal o cliente, mas somente não quis dar o desconto que o consumidor estava pedindo. Tudo isso é importante para a compreensão de todo o contexto da situação.

A mesma situação vale quando os fatos se dão entre funcionários, como um desentendimento na hora de organizar a prateleira de tijolo maciço preço diferenciado, ou qualquer outra discussão que tenha ocorrido na empresa.

Nestes casos, é importante que todos os colaboradores envolvidos sejam ouvidos com cautela e atenção, para que o feedback possa ser construtivo.

Conclusão

Dar um feedback construtivo não é uma tarefa tão simples quanto parece. Afinal de contas, é preciso considerar uma série de fatores que estão implícitos na comunicação e que podem prejudicar a construção de um diálogo amigável, efetivo e assertivo.

Por esse motivo, vários gestores têm dificuldades em construir um bom feedback. O resultado pode ser desastroso, incluindo o comprometimento das atividades ocupacionais e uma significativa queda de produtividade.

Daí a importância de saber como falar, onde falar e o que falar, para que o feedback seja, de fato, construtivo.

O artigo de hoje buscou trazer algumas dicas de como elaborar uma estratégia de comunicação mais delineada, com foco em feedback, orientando quanto à escrita de um roteiro, técnicas de abordagem e, o principal, a empatia.

Até porque é na prática da escuta que se pode descobrir as melhores formas de orientar a sua fala.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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