Problemas de caixa: saiba como organizar a parte financeira da sua empresa

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Organização e planejamento são algumas palavras-chave para o empreendedor que quer prosperar. Confira quatro erros comuns relacionados às finanças e quais são as soluções para evitá-los.

O empreendedor sabe a complexidade que é abrir um negócio. São meses ou até anos de planejamento, definindo a melhor forma de tirar os planos do papel e criar uma empresa que seja rentável.

Depois de iniciar a operação, os desafios continuam. Agora, eles estão relacionados ao dia a dia empresarial: a quantidade de vendas, a organização financeira e a definição de estratégias. No entanto, nem sempre é fácil administrar todos esses setores, e a tecnologia pode ajudar nisso: um bom exemplo é a conta digital para empresas.

Separamos as dificuldades mais comuns no momento de gerenciar o caixa e apresentamos soluções práticas. Afinal, se o empreendedor não cuidar das finanças, o negócio pode sofrer consequências graves.

Conta pessoal X conta empresarial

A conta pessoal deve funcionar de maneira separada da empresarial. Pode parecer um ponto básico, mas essa é uma das grandes dificuldades dos pequenos empreendedores, principalmente, quando falamos de negócios familiares.

Muitas vezes, o empreendedor enxerga o dinheiro da empresa como o salário da pessoa física por trás dos negócios. Desse modo, ele considera natural pagar a fatura do cartão de crédito e outras contas pessoais com os recursos da instituição. A longo prazo, isso pode ser prejudicial e gerar uma confusão no fluxo de caixa.

A solução para esse problema não é complexa: basta manter as contas pessoais e empresariais separadas. Nesse sentido, é fundamental manter uma organização rigorosa quanto às finanças. Outra atitude que pode ajudar é a definição das condições para as retiradas financeiras, que devem ser aprovadas pelos sócios.

Prazos de recebimento e pagamento

Falar sobre fluxo de caixa pode ser algo complexo e que exige diversas etapas. Uma delas é manter o controle dos prazos relacionados ao recebimento e ao vencimento das contas. Assim, evita-se o pagamento de multas, por exemplo.

Apesar de parecer uma tarefa simples, vale ressaltar que, se essas informações não forem bem organizadas, a rotina administrativa pode ficar bagunçada. Isso porque ficará mais difícil entender o fluxo de caixa, sem saber quando o dinheiro irá entrar e deverá sair.

Muitas pessoas optam pelas planilhas para fazer esse controle — uma ferramenta eficiente e prática. Entretanto, já existem aplicativos de gestão que permitem um grande número de dados e possuem fácil visualização, evitando erros básicos no gerenciamento.

Entradas e saídas de caixa

Este tópico está relacionado ao anterior. Se, antes, falamos da importância da organização para saber quando será necessário pagar os fornecedores e receber dos clientes, agora, o foco é manter todas essas operações registradas.

Conhecer o seu fluxo de caixa é saber tudo o que entrou e saiu ao longo do mês. Desse modo, é possível visualizar as movimentações financeiras, fazendo projeções sobre custos fixos e variáveis durante os meses.

A solução para esse tópico é manter uma organização rigorosa em relação aos dados. Tudo deve ser registrado: pagamentos feitos, contas atrasadas, compra de insumos, despesas extras, entre outras atividades.

Orçamento anual para investimentos

O mundo dos negócios é recheado de surpresas e, às vezes, uma boa oportunidade pode aparecer ao longo do caminho. Por isso, defina um orçamento anual para investimentos. Desse modo, você aproveita uma circunstância favorável, sem correr o risco de comprometer as finanças da empresa.

O problema é que muitos empreendedores ficam com receio de perder uma oportunidade e investem mais do que possuem, sem ponderar os pontos positivos e negativos desta decisão. Outra atitude comum é não calcular o tempo de retorno da ação, o que pode prejudicar o setor financeiro.

São diversos tipos de investimento em potencial: expandir um setor, aumentar o quadro de funcionários ou contratar um novo sistema tecnológico. Por isso, defina um valor específico para essa área. Lembre-se: com planejamento, você consegue fazer isso de maneira segura.

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