Folha de ponto: qual é o melhor sistema para a sua empresa?

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Descubra os tipos de sistema de ponto mais utilizados e aprenda a identificar qual deles melhor se adapta às necessidades da sua empresa

O sistema de ponto é utilizado com o objetivo de controlar a frequência dos colaboradores e o cumprimento da jornada de trabalho. A legislação trabalhista brasileira traz regras específicas relacionadas ao uso do mecanismo.

Embora seja um assunto comum à rotina das organizações empresariais — tão corriqueiro quanto adquirir artigos de escritório e papelaria, por exemplo — ainda há muitas dúvidas envolvendo o assunto, especialmente em relação aos modelos de sistema, ao controle da jornada e às demandas de cada negócio.

Afinal, quais são as diferenças entre o sistema de ponto eletrônico e o sistema em papel? Como saber qual opção é mais adequada para cada tipo de empresa? E quais são os cuidados que os empregadores devem tomar antes de fazer a escolha? Veja esses e outros pontos sobre o tema neste texto.

Folha de ponto e controle da jornada de trabalho

A folha de ponto é um documento por meio do qual os funcionários de empresas registram seus horários de trabalho. A sua função é a manutenção e o controle da frequência dos colaboradores, marcando horário de entrada, horário de saída e eventuais horas extras.

Quando a empresa mantém o controle da jornada de trabalho fica mais fácil estar em dia com a legislação, realizando o pagamento do salário de forma adequada e cumprindo com os deveres relacionados à remuneração de horas extras.

Hoje, existem diferentes formas de manter o controle de ponto na empresa. Muito embora sua denominação seja “folha ponto”, ela pode ser física ou eletrônica.

Controle de ponto manual

A folha de ponto física funciona de maneira simples e é largamente utilizada em muitas organizações empresariais. Por meio do livro ponto e do cartão de ponto em papel, o empregador tem condições de fazer a gestão da jornada de trabalho dos seus colaboradores.

Na  prática, trata-se de uma folha onde o funcionário descreve as horas trabalhadas. Preenchidas as informações, o setor de Recursos Humanos avalia as informações e faz o fechamento da folha de pagamento. 

Relógio de ponto eletrônico

O relógio de ponto eletrônico, também conhecido como REP, é um aparelho que fica em um local visível próximo ao acesso do local de trabalho. Nele, os funcionários registram entradas e saídas.

Esse registro pode ser feito de três formas: por meio de um cartão, senha ou biometria. A última é a mais utilizada.

Além do aparelho, a empresa também precisa manter um sistema complementar para a coleta e tratamento dos dados que são registrados.

Sistema de ponto eletrônico

No sistema de ponto eletrônico, o registro não é feito em relógios físicos, mas sim em um sistema de ponto eletrônico online que dispensa a necessidade de ter um aparelho específico, como aquele mencionado anteriormente.

Estes sistemas ficam disponíveis em computadores, tablets e smartphones. Os dados coletados são armazenados no sistema de ponto e o tratamento das informações também são feitas pelo sistema.

Como escolher o melhor sistema de folha de ponto

A forma de gestão e controle da jornada de trabalho depende muito das particularidades de cada empresa. Enquanto algumas organizações se adaptam melhor ao uso de tecnologia e otimização dos seus processos, outras preferem manter sistemas tradicionais, seja por questão de custos ou simplesmente em razão da cultura organizacional.

Para entender qual sistema funciona melhor na sua empresa é fundamental avaliar os prós e contras de cada um deles, sempre buscando a opinião de pessoas que usam ou já usaram os dois sistemas e que podem compartilhar suas experiências.

Vale destacar que a legislação precisa ser considerada. As empresas com mais de vinte funcionários são obrigadas a fazer o controle de ponto, seja ele na forma eletrônica, seja no modelo analógico.

Outro aspecto que merece atenção e precisa ser cumprido pelas empresas diz respeito à conduta da empresa e dos funcionários. Os empregadores não podem proibir os empregados de registrarem seus horários ou controlar registros de horas extras. O propósito da folha de ponto é garantir a transparência e controle adequado da jornada de trabalho, visando proteger empregadores e empregados.

Por fim, é importante ter em mente que a adoção de sistemas de ponto eletrônico online, em alguns casos, devem ser estabelecidas em acordo coletivo de trabalho.

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