Imprescindível no momento, o uso de tecnologias no setor trouxe agilidade e diminuiu a burocracia.
Embora livros, cadernos e impressos fiscais ainda sejam imprescindíveis no meio corporativo, empresas têm passado por profundos processos de modernização nos últimos anos. Mesmo as organizações mais tradicionais precisam enxergar essa necessidade para não estagnar em um modelo obsoleto frente à concorrência. A digitalização do RH contribui para esse movimento. Além de trazer mais agilidade, essa modernização ajuda o setor a atuar nas decisões do negócio.
Entenda o que é digitalização do RH e como ela pode ser implementada no seu escritório.
O que é digitalização do RH?
É o processo de utilizar tecnologias para automatizar as tarefas de RH. Com isso, eliminam-se ou diminuem-se as tarefas de cunho operacional e administrativo do setor.
Com o home office e o modelo híbrido de trabalho (alguns dias em casa, outros na empresa), a digitalização do RH tornou-se indispensável. Afinal, não seria possível carregar documentos para todos os cantos. Além do mais, todos do departamento devem ter acesso aos arquivos.
A digitalização do RH não existe apenas para desburocratizar o setor, mas para levá-lo em direção ao seu objetivo: as pessoas. Com mais facilidade e agilidade em suas tarefas, é possível se dedicar melhor às demandas desse público.
Como implementar a digitalização do RH?
É preciso lembrar que usar planilhas do Excel não significa já ter aderido à digitalização do RH. Hoje, a tecnologia permite a modernização em diversos aspectos. Veja:
Softwares de RH
São programas pensados justamente para solucionar problemas do setor. Eles são específicos, portanto lidam com demandas que apenas o departamento tem, como recrutamento e seleção, comunicação, clima organizacional, processos internos e registros de feedback.
Por falar nesse último, um bom software permite o armazenamento e compartilhamento de opiniões e dados sobre o desempenho dos colaboradores, além do acesso livre por eles, que podem entender quais características precisam aprimorar, desenvolver ou manter.
Monitoramento de datas
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estipula uma série de prazos que, muitas vezes, não são cumpridos pelo RH por falta de monitoramento. Softwares de RH ajudam a ter essas datas registradas e sempre lembradas, o que impede atrasos que possam comprometer o cumprimento das normas. Outro fator importante é que a modernização também implica a digitalização de documentos, evitando perdas em meio a montanhas de papéis.
Perfil comportamental
Uma forma inteligente de acelerar processos de contratação é proporcionando processos seletivos mais rápidos. O software de mapeamento de perfil comportamental, por exemplo, permite que o recrutador escolha perfis mais compatíveis com o da empresa antes mesmo da contratação. Esse sistema consegue identificar com detalhes o comportamento dos profissionais.
O mais interessante é que esse mapeamento pode ser feito tanto com candidatos como com quem já trabalha na empresa. Isso não significa, claro, demitir bons colaboradores que não tenham o perfil desejado, mas sim conhecer o tipo de comportamento que predomina na organização.
Além disso, é possível selecionar candidatos não só pelo fit cultural, mas para vagas que mais se adequam ao seu perfil. Por exemplo: comunicadores mais reservados podem trabalhar melhor no escritório do que fazendo entrevistas.
Armazenamento em nuvem
Como dito, o isolamento social obrigou as empresas a acelerarem a digitalização do RH. Isso foi possível graças ao armazenamento de arquivos em nuvem.
Existem diversas ferramentas de gestão que permitem o armazenamento de arquivos em nuvem. Isso permite que as pessoas possam acessá-las em qualquer lugar — elas só precisarão de conexão à internet, login e senha. Além disso, facilita a procura por um arquivo: basta digitar o nome ou palavra-chave na ferramenta de busca. O armazenamento também auxilia com folhas de pagamento, prontuários e diversas funções administrativas.
Medição de turnover
Verificar a rotatividade de funcionários é fundamental para perceber se a empresa deixa escapar seus talentos. A digitalização do RH também ajuda a verificar qual o custo da perda de um colaborador e o valor dele para a organização ao longo do tempo. Essas medidas ajudam não apenas na retenção, mas na captação de novos talentos.