Conheça as principais vantagens do ERP para os negócios

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Muito se fala em sistema ERP atualmente, mas, mesmo assim, algumas pessoas ainda não sabem do que se trata. Esta é uma sigla para Enterprise Resource Planning, um sistema de gestão de fácil acesso, integrado e confiável, que cuida dos dados de uma organização.

Ele faz um levantamento de informações, que permite diagnosticar medidas que auxiliem na redução de custos e que aumentem a produtividade.

Mesmo em vista dessas facilidades e de sua importância, alguns gestores ainda não conhecem esse sistema, como ele funciona e de que maneira pode contribuir para o um negócio.

No entanto, ter este entendimento é fundamental para que a integração trazida por ele possa aumentar a eficácia e melhorar a comunicação entre os setores.

Além de integrar e armazenar os dados, essa tecnologia favorece a análise de dados da companhia, o que ajuda a melhorar sua relação com clientes, fornecedores e até mesmo seus colaboradores.

Portanto, estamos falando de uma solução que não pode faltar no seu negócio, principalmente, se você almeja fazê-lo crescer.

É pensando em todas as facilidades desse sistema que criamos este artigo. Aqui, você vai entender o que é, como funciona e qual a sua importância.

O que é sistema ERP?

O sistema ERP é um software integrado, que ajuda a melhorar os processos internos de uma organização, além de integrar as atividades de diversos setores, como:

  • Vendas;
  • Estoque;
  • Recursos Humanos;
  • Financeiro.

Todas as informações são centralizadas em uma plataforma, o que torna o fluxo de dados mais fluido, podendo ser compartilhado entre os colaboradores com mais facilidade. Isso também ajuda a eliminar a duplicidade de informações.

Uma fabricante de motor Garen, por exemplo, que utiliza o sistema ERP, tem uma solução única e íntegra, que fornece insights valiosos, estes que sustentam suas tomadas de decisão.

Essa solução pode ser usada para diversas finalidades, por exemplo, para auxiliar o gestor na administração de contas a pagar e a receber, a monitorar as vendas e acompanhar os pedidos de clientes.

No que diz respeito à gestão de pessoas, o sistema reúne informações referentes à produtividade da equipe, gerenciando dados de todos os setores da organização.

Com isso, fica mais fácil acompanhar os processos, afinal, se cada departamento usar uma ferramenta diferente, podem aparecer erros que comprometam a capacidade produtiva da empresa.

A integração de dados torna a gestão mais eficiente e agiliza os processos. Exemplo disso é a comunicação entre as equipes, que se torna mais efetiva e a resolução de problemas mais ágil.

Tudo isso diminui os impasses no relacionamento com clientes e fornecedores, o que melhora a credibilidade da companhia.

Um exemplo prático disso é que o sistema ERP permite que uma fabricante de bomba de água centrífuga, por exemplo, saiba quando determinada matéria-prima foi encaminhada ao setor de produção.

Automaticamente, o item é retirado do estoque e as informações de compra são atualizadas. Isso acaba por facilitar e controlar a necessidade de reposição de insumos no estoque.

Os setores de RH e finanças também são beneficiados, visto que o gestor de recursos humanos pode lançar dados dos colaboradores, ao mesmo tempo em que o financeiro insere dados de pagamentos, como salários, benefícios, entre outros.

O sistema controla todos os ciclos, evitando erros nos valores repassados, ou dados equivocados que podem prejudicar o andamento desses setores.

Até mesmo o setor de marketing pode usar o sistema ERP, quando, por exemplo, um produto apresenta queda nas vendas, ajudando a criar campanhas para reverter o quadro.

Uma empresa de segurança eletrônica, por exemplo, também pode usá-lo para outras finalidades, como simplificar seus processos operacionais, e ainda:

  • Aumentar a produtividade;
  • Garantir a qualidade das informações;
  • Controlar prazos;
  • Controlar estoque;
  • Reduzir custos;
  • Integrar dados.

Em linhas gerais, todos os setores podem ser beneficiados, fazendo com que a organização também tenha mais transparência em todas as ações executadas.

Agora que você já conhece o conceito dessa ferramenta, no próximo tópico, vamos falar um pouco mais sobre sua importância. Acompanhe!

A importância do sistema ERP

O uso dessa tecnologia traz resultados positivos para qualquer tipo de negócio, o que por si só já explica sua importância. Mas ela fica ainda mais clara quando entendemos suas vantagens.

Ajuda na automação de processos

Uma delas é a automação de processos, visto que esse software reduz o tempo para que os colaboradores realizem tarefas burocráticas e repetitivas.

Elas são automatizadas e padronizadas, por meio da adoção de estruturas simplificadas. Com isso, o negócio consegue desempenhar suas atividades de maneira mais ágil, otimizando o trabalho entre as equipes envolvidas.

Auxilia na redução de custos

Há uma grande redução de custos, porque o ERP integra as informações de diferentes departamentos, principalmente para facilitar o acesso aos dados.

Então, o gestor passa a acompanhar melhor os recursos financeiros disponíveis, utilizando apenas o que é necessário para o trabalho.

Se a empresa precisa adquirir algum material para melhorar sua estrutura, como toldos para cobrir o estacionamento, basta pesquisar sobre toldo para garagem valor, e escolher as opções que mais se enquadram aos valores disponíveis.

Isso evita que as novas compras afetem os custos e, claro, a produtividade, sempre mantendo os níveis adequados de estoque.

Com isso, a companhia também evita excesso de materiais estocados ou a falta deles, o que minimiza as despesas ou a perda de oportunidades.

Acompanhamento das vendas facilitado

Também fica mais fácil acompanhar as vendas, tendo em vista que o software monitora o desempenho das equipes de vendedores e dos produtos com menor saída.

Dessa forma, a organização descobre se precisa investir mais em determinado segmento ou se é melhor descontinuar os trabalhos com um produto que não gera mais resultados.

Também é possível registrar a venda de uma mercadoria, dando baixa automática no estoque, o que evita erros na identificação de quantidades disponíveis, diminuindo falhas durante as negociações.

Então, por exemplo, uma loja de lustre sala de estar pode, também, criar alertas para o responsável pelo estoque, para que ele seja informado quando o nível de armazenamento chegou ao limite.

Dessa forma, fica mais fácil solicitar ao setor de compras novos pedidos junto aos fornecedores.

Processos mais transparentes

Todos os processos se tornam mais transparentes e seguros, pois o sistema ERP cria uma base centralizada de dados. Todas as atividades aparecem em uma única tela, em formato dashboard.

Dessa forma, fica mais fácil monitorar as demandas de cada setor. Sem falar que a solução aumenta os níveis de segurança, armazenando as informações em nuvem, por meio de seu sistema robusto de proteção.

A integração de dados é facilitada, tendo em vista que muitos gestores utilizam recursos tecnológicos na gestão, administrando as informações do negócio por meio de planilhas.

Mesmo sendo uma metodologia comum em empresas de aplicação de bona em tacos e muitas outras, torna-se inviável conforme a organização expande sua atuação.

O número de dados aumenta e, com isso, os setores precisam facilitar sua comunicação. A integração trazida pelo sistema ERP facilita o monitoramento do gestor e das equipes.

Usando esse software a companhia consegue acompanhar diversos setores simultaneamente. Por exemplo, o setor financeiro de uma fabricante de carrinho plataforma aço inox pode ter acesso às informações da área de compras.

Assim, ela consegue efetuar o pagamento aos fornecedores, sem erros, evitando repasses indevidos ou atrasos.

Previsões mais precisas

A organização também consegue fazer uma previsão de vendas mais precisa, identificando os pedidos feitos pelos clientes. Com isso, o setor de estoque identifica se o número de itens é adequado para a demanda.

Considerando essa integração, fica claro que o gestor consegue analisar melhor o negócio, o que permite tomar as melhores decisões.

Diminuição de erros

Por fim, os erros diminuem, visto que o uso de diferentes softwares dentro da corporação pode gerar falhas de comunicação e erros nas informações, comuns quando os colaboradores enviam dados por e-mail ou planilha.

Uma fabricante de cimento queimado colorido, por exemplo, que usa o sistema ERP diminui falhas no gerenciamento e registro das informações. Além disso, dois setores não precisam registrar os mesmos dados que não serão usados em situações distintas.

Um exemplo prático das facilidades trazidas pelo sistema ERP é quando um vendedor lança informações referentes a um pedido. Estas são automaticamente disponibilizadas para a administração, para que gere notas e boletos.

Os dados também são repassados para o setor de expedição, o que diminui o tempo de espera do cliente e erros durante esse processo.

Por fim, essa solução também melhora a gestão de pessoas e auxilia nas tomadas de decisão do gestor em relação a qualquer processo ou departamento.

Conclusão

O sistema ERP pode facilitar o dia a dia de uma empresa de diferentes maneiras, como pudemos ver aqui.

Adotar essa solução é levar para o seu negócio uma ferramenta que vai agilizar o dia a dia, otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade. 

Sendo que estes são recursos indispensáveis para fazer a sua organização crescer ainda mais.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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